Declareren is in veel organisaties een foutgevoelig en arbeidsintensief proces. Om tijd, geld en onnodige kopzorgen te besparen is goed uitgavenbeheer van groot belang. Tegenwoordig zijn er verschillende softwarepakketten die het tijdsintensieve werk met declaraties, inkoopfacturen, bonnetjes en spreadsheets overbodig maakt.
Bent u nieuwsgierig naar wat declaratiesoftware precies is en hoe het werkt? Wilt u ook weten welke producten, toepassingen en trends er voor het declaratieproces zijn?
In deze gids geven we u ook een overzicht van de grootste declaratiesoftware bedrijven om totale controle te krijgen over uw bedrijfsuitgaven.
Heeft u objectieve keuzehulp nodig? Ontbreekt uw software in deze lijst? Of bent u opzoek naar een duurzame groeipartner voor fintech? Laat het ons weten.
Lees, leer en veel plezier...
Declaratiesoftware voor uitgavenbeheer
Wat is declaratiesoftware voor uitgavenbeheer?
Declaratiesoftware zorgt ervoor dat elke medewerker die kosten heeft gemaakt voor zijn of haar organisatie, deze gemakkelijk en snel kan declareren.
Denk bijvoorbeeld aan gemaakte reiskosten of een diner die een medewerker voor een klant heeft betaald. Met declaratiesoftware kunnen medewerkers vaak binnen een paar klikken een bonnetje uploaden. Het systeem controleert dit en vordert automatisch het geld terug.
Declaratiesoftware is vaak een onderdeel van uitgavenbeheer software. Het proces van het verzamelen, opschonen, classificeren en analyseren van de uitgavengegevens wordt ook wel een uitgavenanalyse genoemd. Het doel van een uitgavenanalyse is om de inkoopkosten te verlagen, inefficiëntie aan te pakken en om fraude te herkennen.
Enkele trends en ontwikkelingen die voor innovaties zorgen zijn; Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning (ML), automatisering van boekhouding, big data en data science, blockchain en crypto, cloud financieel management, cyber security, digitaal identificeren en regelgeving technologie voor compliance.
Waarom heeft u declaratiesoftware nodig?
Met declaratiesoftware voor uitgavenbeheer verlaagt u uw kosten, bespaart u tijd, voorkomt u handmatige fouten en herkent u fraude sneller.
Zo voorkomt declaratiesoftware bijvoorbeeld gedoe met spreadsheets en online tekstverwerkers. Veel declaratiesoftware bieden slimme systemen en apps, waardoor medewerkers door middel van een foto een declaratie of inkoopfactuur kunnen uploaden.
Voor uw boekhoudafdeling scheelt dit een hoop werk, de software neemt namelijk veel handelingen uit handen. Ook maakt een dergelijke software het declaratieproces een stuk veiliger, efficiënter en eerlijker.
Nederlandse declaratiesoftware voor uitgavenbeheer
Klippa
Klippa SpendControl biedt een digitale oplossing voor het verwerken en goedkeuren van bonnen en facturen. Met deze oplossing genaamd Klippa SpendControl kunnen werknemers eenvoudig bonnen aanleveren via de mail, een app of desktop. Met het dashboard van Klippa hebben de werknemer en werkgever een overzicht van de status van alle declaraties. SpendControl is betrouwbaar te integreren met de bestaande boekhoudsoftware van uw organisatie.
SimpledCard
SimpledCard combineert digitaal declaratie management met betaalkaarten. Met SimpledCard kunt u zelf bank onafhankelijke prepaid betaalpassen uitgeven en toewijzen aan een team of medewerker. Wanneer er via deze betaalkaart een transactie wordt gedaan ontvangt u een notificatie, zodat u de aankoop zelf kunt verantwoorden in de mobiele app van SimpledCard. U kunt de declaraties vervolgens via de app toevoegen aan uw boekhoudsoftware.
TimeTell
Met de declaratiesoftware van TimeTell kunt u snel en eenvoudig gemaakte kosten invoeren via een PC of de TimeTell App. TimeTell heeft opties voor allerlei declaratie soorten. Voor gemaakte onkosten kunnen medewerkers bonnetjes uploaden en ter goedkeuring aanbieden aan de manager. Voor kilometervergoedingen heeft TimeTell een route registratiefunctie via Google Maps, waardoor dit altijd eerlijk gebeurt.
Belgische declaratiesoftware voor uitgavenbeheer
Mobilexpense
Mobilexpense biedt declaratiesoftware voor mkb’ers en grote ondernemingen. Met de app van Mobilexpense declareren werknemers met een foto hun bonnetjes. Door gebruik te maken van geavanceerde AI en OCR scanner, wordt het proces bijna geheel geautomatiseerd. Ze werken onder andere samen met de bunq bank.
Exact, AFAS en Visma
Exact Spend Management
Exact Spend Management biedt u verschillende oplossingen voor een betere grip op uw kosten en uitgaven. Exact SRXP is hier onderdeel van. Met Exact SRXP heeft u real-time inzicht in declaraties van medewerkers en kunt u declaraties met één klik exporteren naar uw Exact boekhoudpakket. Exact biedt onder andere functies zoals, slimme kilometervergoedingen, digitaal goedkeuringsproces en afkeuringsproces én de mogelijkheid om business trips aan te vragen.
AFAS Declaratiesoftware
De declaratiesoftware van AFAS biedt medewerkers de mogelijkheid om eenvoudig via een app allerlei kosten te declareren. Deze app heet AFAS pocket en is onderdeel van het HRM-softwarepakket. Met deze app heeft uw medewerker alle HRM functies in één overzicht.
Visma Spend Cloud
Visma Spend Cloud is een volledige oplossingen voor alle zakelijke uitgaven. Zo kunnen organisaties met de software van Visma facturen verwerken, inkopen doen, contracten managen, betaalpassen voor werknemers beheren én declareren. Medewerkers kunnen met Visma eenvoudig bonnen en kilometers declareren via een app. De organisatie kan met één klik de aanvraag beoordelen.
Internationale declaratiesoftware voor uitgavenbeheer
Spendesk
De software van Spendesk helpt organisaties met het verbeteren van hun uitgavenbeheer. Zo leveren ze diensten voor facturen, boekhouding, uitgaven rapporten en meer. Daarbij hebben organisaties volledige controle over het declaratieproces, zonder medewerkers in de weg te liggen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om prepaid betaalpassen aan te schaffen via Spendesk.
Yokoy
Yokoy biedt een all-in-one oplossing voor de uitgaven management voor organisaties. Met Yokoy kunnen medewerkers gemakkelijk hun kosten laten declareren via één van de vele functies van de app. Naast het inscannen van bonnetjes is het met Yokoy ook mogelijk om BTW terug te claimen en via Yokoy Analytics alle uitgaven in te zien. Yokoy is ook actief in Nederland.
Coupa
Met Coupa kunnen organisaties al hun uitgaven inzien en beheren. Het platform van Coupa biedt mogelijkheden voor iedereen in het bedrijf. Zodat zij alle zakelijke uitgavenactiviteiten op één plaats uit kunnen voeren.
Fylehq
Met Fylehq heeft u een realtime overzicht van alle uitgaven die gedaan zijn door uw medewerkers. Medewerkers kunnen zelf hun facturen en declaraties uploaden, waarna u binnen 1 minuut de aanvraag kunt inzien.
Zo.
Heeft u objectieve keuzehulp nodig voor declaratiesoftware? Wilt u uw eigen declaratiesoftware starten of uitbouwen? Of wilt u groeien samen met ons groeiende fintech netwerk en de talentenpools? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We helpen u graag verder.